Success Story
UNIQA

Die UNIQA Insurance Group ist eine der führenden Versicherungsgruppen in ihren Kernmärkten in Österreich sowie Ost- und Südosteuropa. 40 Unternehmen in 18 Ländern mit etwa 15,5 Mio. Kunden und 23.500 Mitarbeitern und Vertriebspartnern zählen zur Gruppe, die im Jahr 2020 eine gebuchte Prämie von etwa 5,3 Mrd. Euro verzeichnen konnte. Zur Gruppe gehört der interne Rückversicherer UNIQA Re mit Standort in Zürich, der das gruppeninterne Rückversicherungsgeschäft zeichnet und für die Retrozession bündelt.

UNIQA Re sowie die operativen Erstversicherungsgesellschaften der UNIQA Gruppe, einschließlich UNIQA Österreich und UNIQA Ungarn, nutzten für die Verwaltung des internen und externen Rückversicherungsgeschäfts eine Administrationssoftware, die ein hohes Maß an zusätzlichem manuellen Aufwand erforderte. Auch die Anforderungen bezüglich Datenqualität und Transparenz hatten sich in den letzten Jahren weiterentwickelt.

Im Rahmen ihrer SAP-Strategie und aufgrund der vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und Funktionalitäten entschied sich die UNIQA Gruppe für die Einführung des Systems SAP S/4HANA Insurance for reinsurance management.

Zur Erarbeitung der zu implementierenden Produktfeatures wurde ab September 2019 eine Vorstudie mit Workshops in Zürich und Wien durchgeführt, bei der die Prozesse und Tools im Detail analysiert und in Form von Use Cases definiert wurden. Das Projekt wurde für den Zeitraum Januar bis Dezember 2020 terminiert, um den Go-live zum Jahreswechsel und alle Quartalsabschlüsse 2021 im neuen System sicherzustellen. Diese enge Timeline zusammen mit dem vorgegebenen Budget führte zur Planung einer standard-nahen Ausprägung als Minimum Viable Product. Die Herausforderung dabei war es, im Spannungsfeld zwischen technischen Möglichkeiten und Wünschen auf der einen Seite und zeitlichen und budgetären Vorgaben auf der anderen Seite eine maximal effiziente und bestmöglich an die Zielprozesse angepasste Lösung, insbesondere für die Automatisierung relevanter Arbeitsschritte, zu finden.

Nach dem Go-live am 01.01.2021 und eine darauffolgende viermonatige Hypercare-Phase unterstützt msg den Kunden weiterhin im Rahmen eines Application Management Services im 2nd-Level-Support und dem Betrieb des Systems.

Neben der Implementierung des S/4HANA Insurance for reinsurance management Basissystems wurde für die UNIQA Österreich auch das Modul zur Einzelrisiko-Verwaltung implementiert. Ziel der Implementierung war es, die Geschäftsprozesse der Einheiten weitestmöglich zu automatisieren. In einem parallelen Projekt-Stream wurden sämtliche relevanten Stamm- und Bewegungsdaten in die neue Systemlandschaft migriert. Für UNIQA Österreich und UNIQA Ungarn als erste Anwender-Einheiten der Gruppe wurde ein automatisierter end-to-end Prozess realisiert. Um im System auf die Erstversicherungsdaten der Einheiten zugreifen zu können, wurde ein Upload von Bruttoabrechnungsdaten aus dem Hauptbuch SAP FI-GL per Schnittstelle realisiert. Aus diesen Bruttodaten werden per Vertragsverknüpfungen und -rechenregeln die ausgehenden Zessionen an die UNIQA Re berechnet und gebucht sowie bei der UNIQA Re bis hin zur Retrozession weiterverarbeitet. Analog erfolgt auch die Verarbeitung von Einzelschäden weitgehend automatisch.

Für 22 weitere Landesgesellschaften der UNIQA Gruppe wurde ein einheitlicher Upload realisiert, bei dem die Rückversicherungs-Abrechnungen der Gesellschaften in MS Excel erstellt und bei der UNIQA Re per Interface direkt in SAP gebucht werden. Dies war zuvor ein sehr aufwendiger manueller Prozess, der insbesondere während der Quartalsabschlüsse zu Verzögerungen und hohen Belastungen der betroffenen Mitarbeiter geführt hatte. In einem zusätzlichen Projekt-Stream wurde die Selektion und Extraktion von Rückversicherungs-Daten für das IFRS17 Reporting umgesetzt und so die schnelle, effiziente und korrekte Integration sichergestellt.

Im Rahmen des Change-Managements wurden die Key und End User der drei Einheiten in einer dreiwöchigen Seminarreihe im Umgang mit dem neuen System und den umgesetzten Arbeitsabläufen ausgebildet.

Die Nutzung von SAP S/4HANA Insurance for reinsurance management durch Finance & Accounting und die Reinsurance Manager von UNIQA Re, UNIQA Österreich und UNIQA 

Ungarn und die damit einhergehende Automatisierung der Prozesse führen zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Kostenreduktion sowie zur Einsparung künftigen Personalaufwuchses. Starke Engpässe mit vielfältigen manuellen Tätigkeiten insbesondere während der Quartalsabschlüsse konnten beseitigt und damit auch die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit deutlich gesteigert werden.

Die Integration der aktiven und passiven Rückversicherung in einer einheitlichen Systemlandschaft sorgt außerdem für eine Reduktion der Fehlerquellen und eine verbesserte Transparenz und Datenqualität. Zusammen mit den Möglichkeiten des Embedded Reporting in SAP S/4HANA ergibt sich eine deutliche Verbesserung der Möglichkeiten des internen und externen Reportings. Dies führt u.a. zu einer verbesserten Entscheidungsgrundlage für die Rückversicherungsstrategie und -struktur und schafft die Voraussetzung für die Erfüllung auch zukünftiger externer Anforderungen.

Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung und Integration der Prozesse eine erhöhte Geschwindigkeit bei Konsolidierung und Fast Close Abschlüssen und eine vollständige Einbindung in die IFRS17 Lösung der UNIQA Gruppe.